Productos Sustitutivos en Business Central: Configuración y Uso Práctico

Uno de los desafíos más frecuentes que enfrentan las empresas en su día a día es la disponibilidad de productos. ¿Cuántas veces has visto cómo una venta o campaña se complica porque el artículo específico que solicita el cliente no está disponible? O peor aún, ¿cuántas oportunidades de negocio se pierden porque no tienes una alternativa clara y rápida?

Creo que algunas preguntas nos debería resonar tanto en el lado del cliente como el nuestro. Y si no nos suenan, es porque esta funcionalidad de la que os vengo a hablar hoy es una de tantas que pasamos por alto por falta de…tantas cosas, pero eso es para otro debate.

Los Productos Sustitutivos en Business Central no son solo una funcionalidad técnica más; son una herramienta que puede marcar la diferencia entre cumplir con una entrega o perder un cliente. Sin embargo, como muchas características del sistema, su verdadero valor se revela cuando entiendes no solo cómo configurarlas, sino cuándo y por qué usarlas.

El Contexto Real: Más Allá de la Funcionalidad

Antes de sumergirnos en la configuración, es importante entender que los productos sustitutivos resuelven problemas muy concretos:

Escenario típico: Un cliente solicita un modelo específico de silla de oficina que normalmente tienes en stock, pero esa semana particular el proveedor tuvo un retraso. Sin un sistema de sustituciones, el equipo de ventas debe improvisar, buscar manualmente alternativas, verificar precios, y probablemente hacer varias llamadas antes de ofrecer una solución. Con Productos Sustitutivos bien configurados, el sistema puede sugerir automáticamente alternativas apropiadas.

Lo que hace interesante esta funcionalidad es que no automatiza la decisión final, sino que proporciona información estructurada para tomar mejores decisiones más rápido. Esto es crucial porque cada sustitución puede tener implicaciones en precio, margen, y satisfacción del cliente.

Conceptos Fundamentales

Tipos de Relación entre Artículos

Business Central maneja dos tipos de relaciones de sustitución:

1. Unidireccional: El artículo A puede ser sustituido por B, pero no necesariamente al revés
2. Bidireccional (Interchangeable): Los artículos pueden sustituirse mutuamente

La diferencia es más importante de lo que parece. Un ejemplo práctico: una impresora láser de alta gama puede ser sustituida por una versión más básica (downgrade) cuando hay limitaciones de stock, pero la impresora básica no necesariamente puede sustituir a la de alta gama si el cliente requiere funcionalidades específicas.

Dónde Funciona (y Dónde No)

Es fundamental entender las limitaciones desde el inicio. Las Item Substitutions están disponibles en:

• Sales Quotes y Sales Orders
• Assembly Orders
• Production Order Components

Pero NO están disponibles en:

• Sales Invoices
• Purchase Documents

Esta limitación tiene sentido desde una perspectiva de proceso: las sustituciones son decisiones que deben tomarse durante la planificación y preparación de la venta, no durante la facturación.

Tutorial Paso a Paso: Configuración y Uso

Fase 1: Preparación y Configuración Inicial

Para nuestro ejemplo práctico, trabajaremos con un escenario real usando artículos de la empresa demo Cronus: una empresa que vende equipos de oficina y necesita configurar sustitutos para sus sillas ejecutivas más demandadas.

Artículos reales de Cronus para el ejemplo:

• Artículo principal: 1908-S (LONDON Swivel Chair, blue) – $190.1
• Sustitutos posibles:
  • 1968-S (MEXICO Swivel Chair, black) – $190.1
  • 2000-S (SYDNEY Swivel Chair, green) – $190.1
  • 1936-S (BERLIN Guest Chair, yellow) – $192.8 (downgrade)

Paso 1: Acceder a la Configuración de Productos Sustitutivos

1. Navega a la lista de Items
   • Usa el ícono de búsqueda () y escribe «Items»
   • O usa Alt+Q y escribe «Items»
2. Selecciona el artículo principal (1908-S)
3. Accede a Substitutions
   • Desde la cinta de opciones: Related → Item → Substitutions
   • O usa la función «Tell me» y busca «Substitutions»

Paso 2: Configurar el Primer Sustituto

En la página Item Substitution Entry que se abre:

1. Crea una nueva línea:
   • Type: Item
   • Substitute No.: 1968-S
   • Description: MEXICO Swivel Chair, black (se llena automáticamente)
   • Interchangeable: Déjalo sin marcar inicialmente
2. Considera la lógica de negocio:
   • Ambas sillas tienen el mismo precio ($190.1), por lo que la sustitución es neutral en coste
   • ¿Esta sustitución tiene sentido para los clientes (solo cambia el color)?

Paso 3: Agregar Sustitutos Adicionales

1. Segunda línea:
   • Type: Item
   • Substitute No.: 2000-S
   • Description: SYDNEY Swivel Chair, green
   • Interchangeable: Sin marcar (mismo nivel, pero diferente color)
2. Tercera línea (alternativa de menor categoría):
   • Type: Item
   • Substitute No.: 1936-S
   • Description: BERLIN Guest Chair, yellow
   • Interchangeable: Sin marcar (es un downgrade: guest vs swivel)

Punto crítico: Observa que estamos siendo selectivos. La silla BERLIN es una silla de huéspedes ($192.8) versus las sillas ejecutivas giratorias ($190.1). Aunque el precio es similar, la funcionalidad es diferente, por lo que sería apropiada solo cuando el cliente acepta una alternativa más básica.

Fase 2: Utilizando Copilot para Descubrimiento de Sustitutos

Aquí es donde Business Central 2024 Wave 2 introduce una capacidad realmente útil.

Paso 4: Activar Copilot para Sugerencias

1. En la página Item Substitution Entry, localiza el botón «Suggest with Copilot»
2. Activa la funcionalidad:
   • Copilot analizará la descripción del artículo
   • Buscará en Item table, Item Reference table, e Item Attributes table
   • Generará sugerencias con puntuaciones de relevancia
3. Revisa las sugerencias:
   • High : Sugerencias muy relevantes
   • Medium : Considera según contexto
   • Low): Evalúa cuidadosamente antes de incluir

Paso 5: Personalizar la Búsqueda de Copilot

Una característica poco conocida pero muy útil:

1. Edita el prompt de Copilot usando el ícono de edición
2. Agrega contexto específico: «sillas ejecutivas giratorias para oficina con características ergonómicas similares»
3. Especifica atributos relevantes: «respaldo alto, base giratoria, uso ejecutivo»

Insight crítico: La calidad de las sugerencias de Copilot depende enormemente de qué tan bien están descritos tus artículos. Si usas códigos crípticos o descripciones vagas, los resultados serán limitados.

Fase 3: Uso Operativo en Sales Orders

Paso 6: Crear un Sales Order con Sustitución

1. Crea un nuevo Sales Order:
   • Selecciona un cliente
   • Agrega una línea con el artículo 1908-S (LONDON Swivel Chair, blue)
2. Simula escasez de inventario:
   • Según los datos de Cronus, este artículo tiene solo 3 unidades en stock
   • Configura una cantidad de 5 unidades para activar el escenario de sustitución

Paso 7: Activar el Proceso de Sustitución

1. Accede a las opciones de sustitución:
   • Desde la línea del Sales Order: Line → Related Information → Select Item Substitution
   • O si Business Central detecta inventario insuficiente, aparecerá una notificación
2. Evalúa las opciones disponibles:
   • Revisa los sustitutos configurados
   • Compara precios y disponibilidad
   • Considera el impacto en el margen

Paso 8: Realizar la Sustitución

1. Selecciona el sustituto apropiado:
   • Elige 1968-S (MEXICO Swivel Chair, black) para mantener el mismo nivel y precio
   • O 2000-S (SYDNEY Swivel Chair, green) como otra alternativa de nivel equivalente
   • O 1936-S (BERLIN Guest Chair, yellow) si el cliente acepta una alternativa más económica funcionalmente
2. Confirma el cambio:
   • El sistema actualizará automáticamente la línea
   • Para MEXICO o SYDNEY: El precio se mantiene en $190.1
   • Para BERLIN: El precio cambia a $192.8 (ligeramente superior)

Consideraciones para la Implementación

Gestión de Precios y Márgenes

Uno de los aspectos más delicados de las sustituciones es el impacto financiero. Algunas consideraciones importantes:

Ejemplo práctico con Cronus:

Si un cliente solicita la silla LONDON azul pero solo necesitas 2 unidades adicionales y tienes stock de MEXICO (10 unidades) y SYDNEY (38 unidades), puedes ofrecer estas alternativas manteniendo el mismo precio y nivel de funcionalidad.

Transparencia con el cliente: Siempre comunica claramente cuando estás ofreciendo un sustituto. La confianza se construye con transparencia, no con sorpresas en la factura.

Políticas de precios con ejemplo real: Con las sillas de Cronus, las sustituciones MEXICO y SYDNEY mantienen el precio exacto ($190.1), mientras que BERLIN tiene un precio ligeramente superior ($192.8). Define reglas claras:

• ¿Mantienes el precio original cuando el sustituto es más caro?
• ¿Cómo manejas la diferencia de $2.7 en este caso?
• ¿Consideras esta diferencia material para la decisión?

Calidad y Compatibilidad

No todos los sustitutos son equivalentes. Establece criterios claros,por ejemplo:

• Compatibilidad técnica
• Estándares de calidad
• Funcionalidades críticas
• Expectativas del cliente

Proceso y Autorización

Define niveles de autorización:

• ¿Cualquier vendedor puede hacer sustituciones?
• ¿Se requiere aprobación para sustitutos de mayor valor?
• ¿Cómo se documenta y rastrea el historial de sustituciones?

Optimización y Mejores Prácticas

Mantenimiento de la Configuración

Los Productos Sustitutivos no son un «configúralo y olvídalo». Requieren mantenimiento regular:

Revisión periódica: Evalúa trimestralmente si las relaciones de sustitución siguen siendo relevantes.

Actualización de precios: Asegúrate de que los precios de los sustitutos se mantengan actualizados.

Análisis de uso: Identifica qué sustituciones se usan más frecuentemente y por qué.

Maximizando Copilot

Para obtener el mejor rendimiento de Copilot:

Mejora las descripciones de artículos: Usa lenguaje descriptivo y consistente.

Mantén atributos actualizados: Los Item Attributes son clave para las sugerencias de IA.

Proporciona feedback: Usa los botones Like/Dislike para mejorar las sugerencias futuras.

Integración con Otros Procesos

Planificación de fabricación: Las sustituciones se integran con la planificación , pero verifica que las configuraciones de los parametros del planning estén alineadas.

Gestión del Almacen: Considera el impacto en picking y ubicaciones de almacén.

Reporting: Configura informes para monitorear el uso de sustituciones y su impacto en el negocio.Lo que no se mide no se puede mejorar.

Limitaciones Actuales y Soluciones

Limitaciones de Copilot

Variant Code no soportado: Si maneja variantes (colores, tallas), deberá completar manualmente este campo.

Máximo 10 resultados: Para catálogos extensos, puede necesitar múltiples búsquedas con diferentes criterios.

Rendimiento en otros idiomas: Funciona mejor en inglés; en otros idiomas puede requerir ajustes manuales.

Limitaciones de Funcionalidad

No es automatización completa: Las sustituciones son sugerencias, no reemplazos automáticos. Esto es en realidad una ventaja, pero puede decepcionar a quienes esperan automatización total.

Scope limitado: No funciona en todos los tipos de documentos. Planifica tus procesos considerando estas limitaciones.

Métricas y ROI

Normalmente no nos paramos a pensar esto . Simplemente se hace como peticion o requisito del cliente,y mas aun, porque se hacia en el anterior sistema.

Es nuestra «obligación» estar en la conversación y proponer, hacer preguntas . Y seguro que en muchos casos descubrimos ese excel donde se mapean a mano los productos. Y la temida frase: » siempre lo hemos hecho así»

Para justificar la inversión(todo cuesta algo ) en configurar sustituciones adecuadamente, considera estas métricas:

Tiempo de respuesta: ¿Cuánto tiempo ahorra el equipo de ventas al tener sustitutos pre-configurados?

Tasa de conversión: ¿Qué porcentaje de ventas se salvan gracias a las sustituciones?

Satisfacción del cliente: ¿Los clientes perciben valor en las alternativas ofrecidas?

Optimización de inventario: ¿Puedes reducir stock de ciertos artículos sabiendo que tienes sustitutos confiables?

Conclusión:

Más Allá de la Funcionalidad

Comentario de Circe: «Los Productos Sustitutivos en Business Central representan algo más que una característica técnica; son una herramienta para construir resiliencia empresarial. En un entorno donde la cadena de suministro enfrenta disrupciones constantes, la capacidad de adaptarse rápidamente con alternativas viables puede ser la diferencia entre mantener o perder clientes».

Lejos de rimbombante ,no falta a la verdad . Los productos sustitutivos agilizan la gestion de un maestro de productos tradicional a un enfoque que se adapta al cambio .

La incorporación de Copilot en BC25 democratiza esta funcionalidad, haciendo que sea más fácil descubrir y configurar sustitutos inteligentes. Sin embargo, como toda herramienta de IA, su efectividad depende de la calidad de los datos y la claridad de los procesos subyacentes.

Quizá debería extenderse esta filosofía en otras áreas de la gestión de productos, pero esto lo dejó para el siguiente artículo.

Mi recomendación: Comienza con un piloto pequeño. Selecciona 5-10 artículos críticos, configura sus sustitutos cuidadosamente, y mide el impacto durante un trimestre. Usa esta experiencia para refinar tu enfoque antes de expandir a todo el catálogo.

El uso de productos sustitutivos no trata solo de tener alternativas; se trata de tener las alternativas correctas, configuradas apropiadamente, y utilizadas inteligentemente. Y eso, más que cualquier funcionalidad del sistema, es lo que realmente genera valor para el negocio.

¿Tienes experiencias implementando Productos Sustitutivos? ¿Qué desafíos específicos has enfrentado? La funcionalidad evoluciona constantemente, y los insights de la comunidad son valiosos para todos.

Referencias

Sugerir productos sustitutos con Copilot

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Nota: El contenido de este artículo ha sido generado con la ayuda de IA, para más información accede a la pagina sobre responsabilidad AI del blog

Original Post https://techspheredynamics.com/2025/08/12/productos-sustitutivos-en-business-central-configuracion-y-uso-practico/